Room booking & Hot Desking

Soluții inteligente pentru gestionarea spațiilor de lucru moderne

RomAudioVideo proiectează și integrează sisteme profesionale de Room Booking și Hot Desking, dedicate mediului corporate și instituțional.

Soluțiile permit rezervarea sălilor de ședință și a birourilor flexibile, optimizarea utilizării spațiilor și integrarea cu platformele de calendar existente.

Răspundem în max. 24h

De ce este necesară o soluție de Room Booking

În mediul corporativ, întâlnirile se desfășoară în spații de tip Huddle Room, Meeting Room sau Boardroom. Fără o soluție de rezervare, pot apărea suprapuneri sau întreruperi.
Un sistem de room booking elimină aceste probleme și adaugă:

panou de afișaj la intrarea în sală,
platformă dedicată de administrare,
opțional, funcționalitate Hot Desking.

Funcționalități principale

rezervare săli direct din calendar (Microsoft 365 / Google Workspace)
panouri tactile montate la intrarea sălii
rezervări ad-hoc direct de pe ecran
monitorizarea gradului de ocupare
integrare cu sisteme de videoconferință
management centralizat al dispozitivelor

Hot Desking – gestionarea birourilor flexibile

Soluția permite rezervarea birourilor individuale prin:

aplicație mobilă
scanare cod QR
platformă web centralizată

Ideală pentru organizații cu model de lucru hibrid și spații flexibile.

Velocity – rezervare în timp real

„Velocity” este un sistem avansat de rezervare a sălilor. El afișează în timp real disponibilitatea și evenimentele programate.

Integrarea cu aplicații de calendar populare face ca programările să fie vizibile pe panourile tactile montate la fiecare sală.
Utilizatorii pot rezerva direct de pe panou, fără a accesa dispozitivele personale.

Panourile Velocity sunt complet compatibile cu sistemul de rezervare și pot fi personalizate grafic. Rezervările ad-hoc sunt posibile cu un singur touch.

Studiu de caz

PwC România și Ursus Breweries au implementat sistemul Velocity prin RAV.

Rezultate obținute:

afișarea în timp real a programelor pe panouri tactile,
integrare cu calendarele existente,
gestionarea mai eficientă a resurselor și optimizarea utilizării sălilor de întâlnire.

Vrei o estimare pentru proiectul tău?

Trimite câteva detalii și revenim în max. 24h.

RAV Insights

Ce este room booking și cum poate fi utilizat pentru optimizarea utilizării spațiilor de lucru?

Room booking este procesul de rezervare și programare a spațiilor de lucru disponibile într-o organizație. Prin intermediul unui sistem de room booking, utilizatorii pot selecta și rezerva spații de lucru cum ar fi săli de ședințe, birouri individuale sau spații comune. Acesta contribuie la optimizarea utilizării spațiilor de lucru prin asigurarea unei programări eficiente, evitarea suprapunerilor și utilizarea optimă a resurselor disponibile. Prin intermediul unui sistem de room booking, utilizatorii pot verifica disponibilitatea spațiilor, rezerva și confirma programările, precum și primi notificări și alerte relevante. Astfel, se poate evita aglomerarea și se poate maximiza eficiența și productivitatea utilizării spațiilor de lucru.

Cum funcționează sistemul de hot desking și cum poate contribui la flexibilitatea și eficiența utilizării spațiilor de lucru?

Sistemul de hot desking permite utilizatorilor să ocupe orice spațiu de lucru disponibil într-un mod flexibil și în funcție de necesități. În loc să aibă birouri permanente asignate, utilizatorii pot alege și utiliza orice birou liber în momentul în care au nevoie de el. Acest lucru contribuie la flexibilitatea și eficiența utilizării spațiilor de lucru, deoarece permite maximizarea utilizării resurselor disponibile și adaptarea spațiilor în funcție de nevoile și preferințele utilizatorilor. Sistemul de hot desking este adesea însoțit de un sistem de rezervare și monitorizare a spațiilor, care facilitează gestionarea și programarea utilizării birourilor într-un mod eficient și organizat.

Ce bune practici și recomandări ar trebui luate în considerare în implementarea unui sistem de room booking și hot desking pentru a asigura o experiență optimă utilizatorilor?

Pentru o implementare reușită a unui sistem de room booking și hot desking, următoarele bune practici și recomandări pot fi luate în considerare:

Personalizarea și adaptarea sistemului la nevoile organizației și utilizatorilor.
Asigurarea unei interfețe ușor de utilizat și intuitive pentru rezervarea și ocuparea spațiilor.
Furnizarea de informații actualizate și precise despre disponibilitatea spațiilor.
Integrarea sistemului cu alte soluții și tehnologii existente în organizație, cum ar fi sisteme de gestionare a resurselor sau platforme de comunicare.
Asigurarea unei gestionări eficiente a spațiilor și a programării, pentru a evita suprapunerea rezervărilor și conflictele.
Implementarea unui sistem de monitorizare și raportare a utilizării spațiilor, pentru a optimiza alocarea resurselor.
Asigurarea securității și confidențialității datelor utilizatorilor.
Oferirea suportului tehnic și a instruirii adecvate pentru utilizatori, pentru a facilita utilizarea sistemului în mod eficient.

Aceste bune practici vor contribui la crearea unei experiențe optime pentru utilizatorii sistemului de room booking și hot desking, asigurând o utilizare eficientă și simplificată a spațiilor de lucru.

DOOH poate fi amplasat în locații cu trafic intens, cum ar fi mall-uri, stații de transport în comun sau aeroporturi, ceea ce poate crește vizibilitatea și impactul mesajului publicitar.

Pe de altă parte, publicitatea tradițională utilizează în general afișe tipărite, reclame TV sau radio, și nu poate fi actualizată în timp real sau personalizată în funcție de datele publicului. Amplasarea afișelor tradiționale poate fi limitată la anumite locații, ceea ce poate reduce numărul de oameni care văd mesajul publicitar.

Cum poate room booking și hot desking să contribuie la reducerea costurilor și la creșterea productivității într-o organizație?

Prin implementarea unui sistem de room booking și hot desking, organizația poate beneficia de următoarele:

Reducerea costurilor: Prin optimizarea utilizării spațiilor, se poate evita suprautilizarea sau subutilizarea acestora, ceea ce duce la o eficientizare a costurilor de închiriere sau de întreținere a spațiilor. De asemenea, se poate reduce necesitatea de a avea spații dedicate fiecărui angajat, ceea ce poate implica costuri suplimentare.
Creșterea productivității: Prin intermediul room booking și hot desking, angajații pot accesa și rezerva spații de lucru în funcție de nevoile lor specifice, contribuind la creșterea flexibilității și adaptabilității în desfășurarea activităților. Acest lucru poate stimula colaborarea, comunicarea și interacțiunea între membrii echipei, generând un mediu de lucru mai dinamic și productiv.

În ansamblu, implementarea unui sistem de room booking și hot desking poate conduce la o utilizare mai eficientă a resurselor și la creșterea performanței organizaționale, având un impact benefic asupra costurilor și productivității.